Zeitmanagement bedeutet, die 24 Stunden am Tag effektiv und effizient für das eigene Leben auszunutzen. „Ich habe keine Zeit.“ ist die Parole, die ich so gut wie von jedem zu hören bekomme. Zeitmanagement bedeutet, die Zeit optimal auszunutzen und mehr Zeit für sich, andere und ganz wichtig – für das Leben zu haben. Zeitmanagement bedeutet sich ganz bewusst die Zeit zu nehmen, um sich selber zu verwirklichen und Stress zu vermeiden. Wie das geht, möchte ich in einem kurzen Abriss hier vorstellen und auf meine eigenen optimalen Methoden, Tipps und Tricks eingehen.

Auf die eigentlichen Vorteile, was Zeitmanagement mit sich bringt, möchte ich nicht eingehen. Ich denke, dass es jedem vernünftig denkendem Menschen auch so klar ist, dass optimale Zeitausnutzung und Zeitplanung nur Vorteile mit sich bringt.

Die wirklich wichtige Frage ist, wie man sich ein Zeitmanagement System anlegt und wie man es schafft, den eigenen Alltag so zu organisieren, dass man optimal die 24 Stunden ausnutzt? 

1. Alltag aufnehmen und Potential aufdecken

Als erstes analysiere ich meinen Alltag. Ich schaue einfach und ohne jeglich Wertung(!) den jetzigen Tagesablauf an. Vom Aufstehen bis zum Schlafen gehen. Einfach einen Zettel und einen Stift nehmen und aufschreiben, was man den ganzen Tag macht. Ich mache das in Form einer Tabelle. So könnte sie aussehen:

Tätigkeit Beginn Ende Pufferzeit Notizen/Optimierung
Arbeit
Sport
Bildung
Familie
Freunde
Hobby
….

Selbstverständlich müsste man die Tabelle für sich anpassen und einige Sachen hinzufügen oder wegnehmen. Wichtig ist, dass man zu sich ehrlich ist und den tatsächlichen Ist-Zustand des eigenen Tages aufnimmt. Außerdem bemesse die Zeit nicht zu kurz: lieber mehr Zeit aufschreiben als zu wenig. Lasse nicht die Erfahrungswerte zu, sondern notiere einfach ganz genau die Uhrzeit. Dies erfordert ein wenig Disziplin, aber dann hast Du mehr von dem kostbarsten Gut der Welt – der Zeit.

2. Den Alltag analysieren und Ziele setzen

Als erstes analysiere ich die Tätigkeiten, wo ich am meisten Zeit einsetze und überlege mir, ob es nötig ist, für diese Sachen wirklich so viel Zeit aufzuwenden. Als nächstes Frage ich mich: “Was ist mir wirklich wichtig?” Diese Sachen müssten dann auch die meiste Zeit gewidmet bekommen. “Welche Ziele habe ich und was muss ich für diese Ziele tun?” Und dann aufschreiben. Es dürfen nicht mehr als 5 Ziele sein. Dann setzte ich die Priorität – von 1 bis 5. Danach sollte sich auch dann die Analyse richten.

3. Zeit planen – die Vorgehensweise

Ich nehme mir immer am Abend die Zeit, meinen Plan für den nächsten Tag durchzugehen und aufzuschreiben, was ich erreichen will. Das dauert nicht lange, aber bringt mehr Klarheit und Struktur in meine Gedanken. Wichtig ist, den Tag nicht komplett voll zu knallen, sondern sich bewusst zu werden, dass man „nur“ 24 Stunden hat und effektiv und effizient an einer Aufgabe nicht länger als 3-4 Stunden arbeiten kann. Außerdem habe ich den Vorteil, dass ich am Abend oder dem Tag vorher schon einige Voraussetzungen schaffen kann und so optimal in den Tag starten kann – und das ohne Stress und gut vorbereitet.

Das Prinzip baut auf der ALPEN – Methode auf:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

4. Entscheidungen und Prioritäten treffen – nach Wichtigkeit und Dringlichkeit aufteilen

Man kann alle seine Aufgaben mit unterschiedlichen Methoden priorisieren. Dies kann mit der Eisenhower-Methode aber auch mit der ABCD-Methode passieren. Aber Hauptsache – man tut es.
Das Prinzip ist das Eisenhower-Prinzip. Dazu setzt er eine 4-Felder Tafel ein. So sieht sie in etwa aus:

Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit wichtig sofort selbst erledigen (A) Aufgabe exakt terminieren und (B) persönlich erledigen
nicht wichtig an kompetente Mitarbeiter (C) delegieren nicht bearbeiten (Papierkorb) (D)

Ich setze gerne das Eisenhower-Prinzip ein, um meine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Ansonsten bricht bei einem das Chaos aus.

5. Prüfen und Nachkontrollieren

Um die richtigen Entscheidungen zu treffen und richtig die Zeit einzuschätzen braucht man Erfahrung. Und die bekommt man durch Übung. Wichtig ist, dass man den eigenen Tagesablauf nach den eigenen Hochleistungsphasen richtet.

Nicht nur eine Kontrolle der einzelnen Punkte, sondern auch eine Kontrolle der Planung mache ich hier. Dabei überprüfe ich Genauigkeit der Planung und schaue, dass die zukünftige Planung besser verläuft. Diese Kontrolle aller am Tag bearbeiteten Aufgaben und deren Erfüllungsgrad kann evtl. vergessene oder doch nicht ganz erledigte Aufgaben aufdecken. Offene Aufgaben sollten dann natürlich in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen werden. Und immer schön aufschreiben. Und diszipliniert dran bleiben.

Geschrieben von: Yevgen Popov

Das könnte auch was für Dich sein
Abnehmen mit Personal Training – Trainingspläne und Tipps von Personal Trainer (Teil 1)Ziele Deines Trainings für beste Ergebnisse – SMART

Hinterlasse Dein Feedack

WordPress spam blockiert CleanTalk.

Keine Kommentare bis jetzt